Sprawdź kontrahenta – ale czy wiesz jak?

Czy nie zdarza się nam analiza treści umowy bez zastanowienia, kim jest kontrahent i czy jest wiarygodny? Sprawdź zatem najpierw kontrahenta. Dowiedz się jaki to podmiot i czy posiada zdolność do zawierania umowy. Dowiedz się też, czy jest wiarygodny. Im więcej wiesz o kontrahencie tym bardziej minimalizujesz ryzyko związane z zawarciem umowy.

Znaczenie określenia stron, już sobie omówiliśmy w rozważaniach o tym jak umowy zawierać. Analiza umowy przed jej zawarciem, wymaga jednak nie tylko określenia stron ale też oceny wiarygodności kontrahenta. Jak to robić ?

Wiarygodność to inaczej badanie rzetelności, które stanowi podwalinę zawarcia dobrej umowy. Nierzetelni kontrahenci to problem, który często poza brakiem należytego wykonania lub nieuzyskaniem należności za sprzedany towar lub usługę, powoduje dodatkowe szkody. Są to często szkody związane z koniecznością  zapłaty podatku, utratą własnej wiarygodności, kiedy jesteśmy np. podwykonawcą lub nawet kierowaniem do nas roszczeń z uwagi na to, że nasz kontrahent okazał się nierzetelny. Bardzo często powstaje pewien „łańcuch” powiązań i wzajemnych zobowiązań, w którym słabe ogniwo, tj. jeden nierzetelny kontrahent, wywołuje następstwa dla innych, rzetelnych kontrahentów. Skutkiem takich powiązanych reakcji, możemy z osoby postrzeganej jako rzetelna, stać się przez czyjąś nieuczciwość, także tym nierzetelnym kontrahentem.

Dlatego warto poświęcić czas na weryfikację wiarygodności kontrahenta przed zawarciem umowy. Ale jak to robić, bo przecież nie zawsze wszechstronne prześwietlenie kontrahenta jest konieczne i opłacalne.

Mamy wiele środków, ale to, jakie środki wybrać i jak daleko posuniętą ostrożność zachować, powinno zależeć od wagi nawiązywanej umowy. W przypadku umów o dużej wartości, dokładne prześwietlenie kontrahenta należy potraktować jako inwestycję konieczną, gdyż ma to  na celu zminimalizowanie ryzyka.

Trzeba wiedzieć, że podstawowe sprawdzenie kontrahenta nic nie kosztuje!

Każdy z nas  może dokonać prostego i szybkiego sprawdzenia kontrahenta bez ponoszenia żadnych opłat, wykorzystując następujące środki.

Po pierwsze należy sprawdzić i ocenić dane rejestrowe. W stosunku do osób fizycznych są to informacje zawarte w CEIDG, które są dostępne dla każdego. Dla osób prawnych, może być konieczne sprawdzenie informacji zawartych w pełnym odpisie z Krajowej Rejestru Sądowego (w przypadku spółek prawa handlowego).

Darmowe też jest, przejrzenie opinii o kontrahencie w Internecie, a także weryfikacja faktycznego działania firmy (np. telefonicznie). Nie należy obawiać sie ustaleń w bezpośrednim kontakcie z kontrahentem, domagając się od niego, np. okazania posiadanych certyfikatów wiarygodności lub żądając  przedstawienia zaświadczenia o nadaniu numer NIP, REGON lub innych dokumentów rejestrowych czy nawet finansowych.

Jeżeli kontrahent nam odmawia lub unika potwierdzenia tych danych, to to jest oczywiście bardzo istotny sygnał, co do jego wiarygodności.

Jednoosobowa firma ma swoje dane wpisane do CEIDG i można je wyświetlić korzystając ze strony firma.gov.pl. Wyszukiwarka dostępna w zakładce „Baza przedsiębiorców”, pozwala z łatwością odnaleźć każdą jednoosobową działalność wyszukując według jednego lub kilku kryteriów, np. numer NIP, PKD, nazwisko czy adres. W ten sposób można zweryfikować, czy dana firma jest zarejestrowana, nie została zawieszona lub wykreślona z rejestru. Należy mieć pewność, że nasz kontrahent posługuje się danymi, które zgadzają się z informacjami zapisanymi w CEIDG.

W przypadku spółki prawa handlowego przedsiębiorca ma znacznie szersze możliwości samodzielnego sprawdzenia kontrahenta. Przede wszystkim, przedsiębiorca może za darmo zapoznać się z odpisem KRS kontrahenta, który można znaleźć na stronie internetowej ems.ms.gov.pl. Odpis składa się z kilku działów, np. Dział IV zawiera stwierdzone zaległości wobec urzędu skarbowego i ZUS-u, a także prowadzone egzekucje komornicze, zaś Dział VI to m.in. informacje o ogłoszeniu upadłości lub postępowaniu likwidacyjnym. Warto sprawdzić, czy kontrahent podaje identyczne dane z tymi, które figurują w rejestrach. Należy też upewnić się, czy przedstawiciel kontrahenta ma umocowanie do zawierania umów, np. posiada stosowne pełnomocnictwa lub jest wg KRS uprawniony do reprezentowania przedsiębiorstwa na zewnątrz.

Każdy z nas, może zajrzeć do Internetu w poszukiwaniu opinii o kontrahencie. Oczywiście to trzeba oceniać ostrożnie uwzględniając, że negatywne komentarze mogą być dziełem nieuczciwej konkurencji. Dużo o wiarygodności może powiedzieć strona internetowa kontrahenta – warto przyjrzeć się, czy zawiera pełne dane wraz z adresem oraz numerami NIP i REGON.

Są też inne  środki sprawdzenia wiarygodności, z których korzystanie kosztuje. Czy ten koszt warto ponieść, musicie ocenić sami w odniesieniu do wartości zawieranej umowy i ewentualnej oceny kosztów, jakie może wywołać nieuczciwy kontrahent .

Warto zatem tutaj rozważyć:

– sprawdzenie, czy firma nie figuruje w krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych;

– zbadanie historii firmy i sprawozdań finansowych w KRS (dla spółek prawa handlowego);

– sprawdzenie, czy firma nie jest dłużnikiem zgłoszonym do jednego z Biur Informacji Gospodarczej (np. Krajowego Rejestru Długów);

– złożenie wniosku do urzędu skarbowego i ZUS-u o sprawdzenie, czy firma nie zalega z należnościami publicznoprawnymi;

– złożenie wniosku do urzędu skarbowego o stwierdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

Te dwa ostatnie przypadki wymagają wykazania naszego interesu prawnego w takich ustaleniach. Tutaj można też wprost od kontrahenta zażyczyć sobie zaświadczeń tych instytucji. Bez wątpienia kontrahent uczciwy nie będzie się bronił przed takim potwierdzeniem swojej uczciwości.

Reasumując podkreślić należy, że weryfikacja uczciwości kontrahenta to  bardzo często  klucz do sukcesu przy zawieraniu umowy, a zatem w określonych sytuacjach to sprawdzenie jest obowiązkiem, którego nie wolno nam bagatelizować.

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *