Znaczenie określenia stron umowy

Z praktyki wiem, że pytanie kto jest stroną umowy, pozostaje często bez odpowiedzi lub odpowiedź jest błędna. Jest to wynik niezrozumienia kwestii określenia stron na etapie sporządzania umowy lub jej podpisywania. Musisz zatem wiedzieć, z kim zawierasz umowę, a także jaka jest różnica pomiędzy stroną a reprezentantem strony.

Strona umowy to podmiot (osoba fizyczna, prawna lub szczególnego typu jednostka posiadająca tzw. zdolność prawną), której prawa i obowiązki zostają określone w umowie. Najczęściej spotykanymi w praktyce stronami umów są osoby fizyczne, w tym także spółki cywilne. Druga kategoria to osoby prawne, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, stowarzyszenie, czy fundacja, reprezentowane przez swoje władze (zarządy). Ponadto stroną umowy może być gmina, reprezentowana przez burmistrza, wójta czy prezydenta miasta. Stroną mogą być też jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną a nieposiadające osobowości prawnej, takie m.in. jak spółka, spółka partnerska, czy spółka komandytowa lub spółka komandytowo – akcyjna. Stroną może być także wspólnota mieszkaniowa reprezentowana przez zarządcę lub zarząd.

Jeżeli stroną umowy nie jest któryś z wyżej wskazanych podmiotów musisz się upewnić czy posiada on osobowość prawną lub co najmniej czy posiada zdolność prawną.

Reprezentantem strony jest podmiot, który działa za stronę w chwili zawierania umowy. Aby to działanie reprezentanta było skuteczne, reprezentant ten musi być należycie umocowany.

Umocowanie może wynikać z ustawy lub nadania innemu podmiotowi umocowania do reprezentacji (np. udzielenie pełnomocnictwa lub prokury). Skąd wiedzieć, kto jest uprawniony do reprezentowania danego podmiotu?

W przypadku firmy istotnym jest, aby wiedzieć, iż sama „firma” w języku prawniczym oznacza „nazwę” przedsiębiorcy. Z „nazwą” nie zawieramy umowy, bo umowę zawieramy z przedsiębiorcą. Zatem nie wystarczy zapisać w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej przez Jana Nowaka pod firmą „JANEKSBUD”, że zawieramy umowę z „JANEKSBUD”. W tym przypadku prawidłowe będzie wskazanie o zawarciu umowy z Janem Nowakiem, prowadzącym działalność pod firmą „JANEKSBUD”.  Dalej koniecznie jest przy określeniu tego podmiotu podanie co najmniej jego nr REGON i NIP . Błędne też byłoby wskazywanie, że firma „JANEKSBUD” jest reprezentowana przez Jana Nowaka, bo Pan Jan Nowak nie może sam siebie reprezentować. To on w tej sytuacji jest podmiotem praw i obowiązków, a więc działa we własnym imieniu i na własny rachunek.

Tak jest w przypadku umowy zawartej przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Wymagania dla spółek mających osobowość prawną, w zakresie określenia stron, nakazują odnieść się do przepisów prawa handlowego. Na przykładzie spółki z ograniczona odpowiedzialnością wskazać należy, że pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:

  • firmę spółki,
  • jej siedzibę i 
  • adres,
  • oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz 
  • numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP),
  • wysokość kapitału zakładowego,
  • a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Te rygory wynikające z art. 206 k.s.h. bezwzględnie nakazują wskazanie dość istotnych elementów pozwalających zidentyfikować podmiot.

Poprawnie skonstruowana umowa rozpoczyna się od tzw. komparycji, czyli części w której oznacza się, kto jest stroną umowy oraz kto daną stronę reprezentuje. Osoby fizyczne z reguły działają w imieniu własnym, choć prawo zezwala na działanie poprzez pełnomocnika. W przypadku osób prawnych panuje zasada reprezentacji poprzez organy, w sposób przewidziany w ustawie. Sposób reprezentacji spółek osobowych i handlowych określa Kodeks Spółek Handlowych i na tej podstawie umowa spółki (statut). Najbardziej typowa forma reprezentacji to dwóch członków zarządu działających łącznie. Oczywiście ten sposób można i należy weryfikować w Krajowym Rejestrze Sądowym, który jest łatwo dostępny na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.

Popularną formą reprezentacji jest działanie poprzez prokurenta. Prokurent może podpisywać umowy równie skutecznie jak zarząd, jeśli może się wylegitymować prokurą samoistną. Warto pamiętać, że spółka cywilna nie może być stroną umowy. W praktyce w umowie wymienia się wszystkich wspólników spółki cywilnej jako jedną ze stron.

W razie ewentualnego sporu, już na etapie wezwań przedsądowych, oczekuję, aby mój Klient wskazał, kto jest stroną umowy. Wbrew pozorom nie zawsze jest to oczywiste. Dość powszechną praktyką jest bowiem powoływanie spółek, które niewiele różnią się nazwą, mylenie spółek cywilnych lub innych podmiotów osobowych z podmiotami będącymi osobami prawnymi. Podkreślam, że błędnego oznaczenia strony w pozwie często nie będzie można sprostować pismem procesowym i narażamy się na przegraną w sądzie lub uzyskanie tytułu wykonawczego z błędnie określonym pozwanym. W tym ostatnim przypadku, taki błędny tytuł nie będzie się nadawał do egzekucji, mimo, że mamy przekonanie, że wiemy, kto się kryje pod pomyłkowo określoną nazwą. Błędnego tytułu wykonawczego u komornika nie wykorzystamy, a dłużnik będzie się z nas śmiał.

Istotne w określeniu stron jest wskazanie właściwej siedziby. Siedziba stron oznaczana jest miejscowością, w której siedzibę ma organ zarządzający osobą prawną – najczęściej zarząd. Podanie siedziby (dla osób fizycznych miejsca zamieszkania) ma znaczenie dla wykonania zobowiązań. Zgodnie z prawem cywilnym, świadczenie powinno być spełnione w miejscu, gdzie w chwili powstania zobowiązania dłużnik miał zamieszkanie lub siedzibę. Wyjątek stanowi świadczenie pieniężne, które powinno być spełnione w miejscu zamieszkania lub siedzibie wierzyciela. Ponadto, siedziby stron będą również wyznaczały właściwość sądu. Co do zasady (choć oczywiście są od tego liczne wyjątki) pozew kierować  powinniśmy do sądu, w którym pozwany ma miejsce zamieszkania (siedzibę).

Zwracam też uwagę na to, że od 2013 r. pismom procesowym składanym w sądzie, stawiane są dodatkowe wymagania, co do oznaczeń stron. Nowelizacja miała zaradzić sytuacjom, w których w miejsce rzeczywistych dłużników pozywano osoby o zbieżnych nazwach.  Wymagane jest zatem podanie numerów PESEL lub NIP w przypadku osób fizycznych oraz numeru KRS/CEDIG w przypadku przedsiębiorców.

Szczególnie ważne jest właściwe określenia reprezentantów.  Może się okazać, że osoby podające się za zarząd spółki w rzeczywistości już nie pełnią tej funkcji lub umowa jest podpisywana jednoosobowo, choć statut spółki przewidział reprezentację łączną i wymagany jest podpis drugiego członka zarządu. Skutki braku umocowania lub przekroczenia jego zakresu, mogą być nieodwracalne. Począwszy od obowiązku  zwrotu świadczeń  do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania. Oczywiście taka umowa, co do zasady nie jest wiążąca. 

Może się zdarzyć, że osoba wymieniona w komparycji nie występuje w KRS. W takiej sytuacji umowa będzie ważna, jeśli ta osoba przedstawi ważny dokument – pełnomocnictwo do zawierania umów, udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji i ujawnione w KRS. Najczęściej pełnomocnictwa te upoważniają do zawierania umów określonego rodzaju lub do określonej wysokości zobowiązań. Zalecam w takiej sytuacji, aby kopia takiego pełnomocnictwa była załączana do umowy,  bo to ułatwia wyjaśnienie zakresu umocowania, jaki obowiązywał w chwil zawierania umowy.

Chciałem powyższe zagadnienie opisać krótko, a wyszedł najdłuższy jak dotąd artykuł. Dlaczego? Bo często zdarza się, że właściwe określenie strony jest ważniejsze niż sama treść umowy. Paradoks? Niestety nie jest to paradoks, tylko doświadczenie oparte na częstym podważaniu skuteczności zawarcia umowy przez zarzut niewłaściwego określenia stron. Pamiętajmy o tym!

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *